Hvordan legge ut og redigere avtaler på riik.no

Denne veilederen viser deg hvordan du logge på RIIK sin nettside, oppretter nye avtaler og redigerer eksisterende avtaler.

Logg inn

For å begynne, må du logger deg på riik.no. For å få tilgang til siden må du bestille tilgang via ansatte hos RIIK.

Bruk denne lenken for å komme til påloggingssiden: Logg inn ‹ RIIK — WordPress

Åpne denne lenken i din nettleser (1): https://www.riik.no/wp-login.php

Skriv inn ditt brukernavn og passord (det samme som du bruker for å logge på din datamaskin). Hvis du er ansatt i Eidskog, Våler eller Åsnes kommune, må du bruke det brukernavnet og passordet du er gitt fra RIIK.

Trykk på «Logg inn» (2) for å logge inn.

Hvis det er første gangen du logger inn, vil du bli bedt om å legge til to-faktor. Følg instruksene som blir gitt for å sette legge til dette.

Når du har lagt til en form for to-faktor, skriver du inn koden den gir, og trykker på «Authenticate» (3).

Du vil nå komme inn til kontrollpanelet til riik.no. Venstre meny viser flere elementer, basert på tilgangen du har. For å administrere avtalene på riik.no, bruker du menypunktet «Avtaler» (4).

Legge til en ny avtale

Når du har valgt «Avtaler» i menyen til venstre, vil du se en liste over alle registrerte avtaler. For å legge til en ny avtale, trykker du på «Legg til ny avtale» (5).

Når siden for ny avtale har åpnet seg, skal du fylle ut følgende elementer (i rekkefølge på selve siden):

1. Tittel
   • Tenk gjennom hvorvidt det helt juridisk korrekte navnet på avtalen er det som er mest klarspråklig. Kan med fordel droppe prefikser som «rammeavtale om» og den slags.
2. Beskrivelse
   • Dette feltet kommer helt øverst og skal være en ingress til de mer praktiske punktene 3 og 4. Noen tanker om hva som bør ligge her:
     • Oppgi tjenester/produkter/produktområder som dekkes av avtalen, mm.
     • Fortell kort om delkontrakter / kompleksitet, hvis aktuelt
     • Oppgi tjenester/produkter som ligger på opsjon.
     • Oppgi virksomheter som har opsjon på å tiltre avtalen (husk å ikke krysse av som deltager, jf punk 6) før de er aktive deltagere)
3. Hvordan bestille
   • Sett inn en klarspråklig beskrivelse av avropsmekanisme / bestillingsløsning. Henvis videre til delavtalesider hvis aktuelt, og legg resten av informasjonen der.

     Husk bestillingsfrister og hva som må oppgis av opplysninger til leverandør ( f eks navn, kostnadsstedsnummer, prosjektnummer, rammeavtalenavn, mm.) (eller eventuelt henvise til bestillingskjema). Hvis du skal henvise til et bestillingsskjema, så er løsningen pr nå å laste opp bestillingsskjemaet til «Media» og linke til dette (NB, ikke god løsning mtp UU).

     Henvis til knappene (nettbutikk/eHandel), og sørg for korrekte linker i aktuelle bokser (jf punkt 16/17)

     Husk at du selv må legge til overskrifter inni boksen, om du ønsker å strukturere opp teksten. Bruk da gjerne «Overskrift 3» som heading, og sjekk fortløpende på forhåndsvisning at teksten blir slik du ser for deg – og sammenlign gjerne med en annen avtale som allerede ligger i systemet, slik at det blir ca likt.

4. Hva kan du forvente av leverandør
   • Oppgi leveringsfrister og andre nyttige forhold ved leveransen som bruker trenger å vite (leveringstidspunkter)

     OBS, noen eksempler på problemstillinger:

     • BPA – avropstanken. Denne antar jeg var beskrevet også i konkurransegrunnlaget.
     • Leveringstider – hvis man har evaluert på dette, kan man da skrive offentlig hva leverandøren har låst seg til?
5. Avtaleeier
6. Deltagere
7. Leverandør
   • Ved parallelle rammeavtaler, delkontrakter eller annen kompleksitet hvor man ønsker å lage en «paraply-avtale» som henviser videre til delavtaler:

     Dropp å legge inn leverandør på øverste nivået, lag flere delavtaleartikkelsider. Se f eks håndverkertjenester.

8. Leverandørs nettside
9. Kontaktperson
10. Kontaktperson e-post
11. Kontaktperson telefonnummer
12. Oppstartsdato
13. Gjeldende utløpsdato
    • Husk at denne må manuelt oppdateres ved prolongeringer utført i Mercell!
14. Maks varighet (ink. prolongering)
15. Mer informasjon
16. Nettbutikk
17. E-handel
18. Prisliste
19. Sektor
    • Her har jeg fram til nå heller valgt flere enn færre. Foreslår at dette evalueres etter hvert.
20. Avtaletype
    • Avtale innebærer ingen ytterligere kompleksitet enn den ene avtaleartikkelen du lager her og nå.
    • Avtale med delavtaler – da tenker du å lage undersider til den avtaleartikkelen du lager.
    • Delavtale – er en underside til en annen artikkel/avtale som allerede ligger i systemet.
21. Kontaktperson hos deltager

På høyre side finner du noen andre innstillinger for avtalen. Her velger du når avtalen skal publiseres på nettsiden (7), om avtalen har en underavtale eller er en hovedavtale (8). Det er en god rutine å opprette hovedavtalen først, for deretter å oppretter underavtaler og velge hovedavtalen som forelder på punkt 8. Videre må du velge «Avtale» (9) under kategori. Øverst velger du om du vil lagre som kladd, forhåndsvise eller publisere (10). Trykk på «Publiser» for å publisere avtalen på tidspunktet du valgte i punkt 7.

Redigere avtale

I oversikten over alle avtaler, kan du holde musepekeren over avtalen for å se noen alternativer. Trykk på avtale-navnet eller «Rediger» (11) for å redigere avtalen.

Du vil nå få opp avtalen i sin helhet, og kan redigere det samme innholdet som beskrevet under overskriften «Legge til en ny avtale» i denne veilederen. Gjør endringene du trenger, og trykk på «Lagre» (12).