Viktig endring i hvordan vi håndterer iPad-er i oppvekstsektoren

I juni gjør vi en stor endring i måten vi organiserer og kontrollerer iPad-er brukt i skolene, noe vi kaller «flåtestyringssystemet». Dette er et teknisk verktøy som hjelper oss med å holde oversikt og styre iPad-er effektivt. Vi bytter fra et system kalt Workspace ONE (tidligere kalt AirWatch), til et annet system kjent som Microsoft Intune.

Hva betyr dette for deg?

Alle iPad-er som brukes i oppvekstsektoren, må nullstilles for å fungere med det nye systemet, Microsoft Intune. Dette må gjøres før 21. juni 2024, slik at de er klare til å bli satt opp på nytt 12. august. Det betyr at vi først må slette all informasjon på disse iPad-ene fra det gamle systemet, og så sette dem opp igjen med det nye systemet.

Vi i Indigo IKT er her for å hjelpe til med dette, men det er viktig at hver skole sikrer at alle iPad-er faktisk blir gjort klare for overgangen.

Dette er en viktig endring som trenger mye forberedelse. Vi trenger å planlegge godt, snakke sammen om hvordan vi gjør det, og sørge for at alle er informert om hva som skjer. Dette er for å sikre at overgangen går så smidig som mulig.

For å være godt forberedt, har vi involvert de ansvarlige for skolenes iPad-er i denne prosessen siden januar 2024. Vi har også planlagt en testperiode fra april til mai, for å sørge for at alt fungerer som det skal.

Målet er at alle iPad-er skal være klare og fungere perfekt med det nye systemet når skolen starter igjen etter sommeferien i 2024.

Hva må gjøres før den 21. juni 2024?

Sikkerhetskopiering av innhold

Alt av innhold som ligger lagret lokalt på læringsbrettet/iPaden som er ønskelig å ta vare på, må sikkerhetskopieres/lastes opp i OneDrive.

Det er lurt å lage en god mappestruktur i OneDrive hvis du ikke allerede har opprettet dette fra tidligere. Med en god og oversiktlig mappestruktur, så vil det være enklere å finne igjen innhold på et senere tidspunkt. OneDrive er kun tilgjengelig på enheter som er satt opp med personlig bruker-ID, og det er lurt å ha som rutine å sikkerhetskopiere innhold (som ligger lokalt lagret i apper) til OneDrive, løpende gjennom året (ref. rutine for læringsbrett i Stangeskolen).

Det er ikke er mulig å sikkerhetskopiere til OneDrive fra en enhet som er satt opp med fellesbruker (dette gjelder i hovedsak avdelingsbrett i barnehagene og enkelte SFO-er).

Innhold som må sikkerhetskopieres/lastes opp i OneDrive gjelder fra apper som blant annet: Kamerarullen, Kidspiration, BookCreator, Tegnebrett/Drawingpad, iThoughts, Clips, iMovie, GarageBand osv. Listen er ikke uttømmende, så her må alle sjekke hva slags innhold som ligger i de ulike appene på læringsbrettet/iPaden.

Innhold i M365-appene, slik som OneNote, Word, PowerPoint, Excel og OfficeLens har skylagring til OneDrive, Teams har skylagring til SharePoint. Det er ikke nødvendig med ytterligere sikkerhetskopiering fra disse appene.

Explain Everything har også skylagring, men det kan være lurt å sjekke at innhold fra appen samsvarer med innholdet som ligger på web. Dette for å være sikker på at innholdet ikke går tapt.

Sikkerhetskopiering fra enhet satt opp med fellesbruker

Dersom det er ønskelig å ta vare på innhold som ligger lokalt på læringsbrettet/iPaden som er satt opp med fellesbruker, så kan AirDrop til et læringsbrett/iPad som er satt opp med personligbruker-ID være en løsning. Innholdet sendes da med AirDrop og lagres lokalt på læringsbrettet/iPaden. Innholdet må derfra eksporteres videre til OneDrive via «pil ut av boks» til angitt sted i OneDrive. Det kan være lurt at den som skal motta innholdet lager seg en egen mappe i OneDrive til dette innholdet. Når læringsbrettene/iPadene er på plass i ny løsning så kan innholdet overføres tilbake på samme måte med AirDrop.

Nullstilling og sletting av læringsbrett

Alle læringsbrett/iPader må nullstilles og slettes i god tid før den 21. juni 2024. For skolen kan det være lurt å ha gjort dette innen f.eks. 17.juni. Det kan være elever som f.eks. trenger læringsbrettet helt til siste skoledag eller SFO til inn- og utsjekk av barn. Sørg for at de læringsbrettene som må brukes helt ut skoleåret, slettes og nullstilles når siste skoledag/SFO-dag er slutt. Alle læringsbrett/iPader skal oppbevares på et trygt og sikkert sted gjennom sommerferien.

Ofte stilte spørsmål

Når skjer dette?

Nullstilling av iPad-ene må gjennomføres før 21. juni 2024.

Det vil være klart til å sette opp iPad-er i Intune fra og med 12. august 2024.

Hva betyr dette for meg?

Du må påse at iPad-er er nullstilt før 21. juni 2024. Dette gjennomføres av IKT-resurser i oppvektsektoren, men det kan også hende at andre ansatte kan bistå med dette.

Ut over dette vil du ikke merke stort til dette.

Hvordan sikkerhetskopiere til OneDrive?

Gå til appen der du har innhold som du vil eksportere/sikkerhetskopiere.
Se etter ikonet for eksportering og trykk på ikonet.
Nå skal det komme opp noen alternativer – se etter en blå sky - OneDrive.
- Finner du ikke denne, se etter tre prikker og trykk på disse. Du skal da få opp en liste over mulige lagringsplasser, og OneDrive skal dukke opp.
Ei mappe som heter filer kommer til syne. Velg en plassering i denne mappa (lurt å lage en god mappestruktur for å finne igjen innholdet senere).
- Har du produkter som du ikke er ferdig med og som du vil fortsette å redigere på ved et senere tidspunkt, da kan det være lurt å lagre innholdet i ulike filformater. Eksempel kan være filformatet epub for BookCreator, filformatene Itmz og XMind for iThoughts (velg å lagre i begge formatene). I tillegg er det lurt å lagre innholdet som en PDF-fil (da er du sikker på at du kan se innholdet på et senere tidspunkt, men uten mulighet til å redigere).

Eksempel fra BookCreator:

Trykk på ikonet til eksportering (1).

Trykk på "Export as ePub" (2).

Trykk på OneDrive-ikonet (3). Det kan hende du må scrolle litt til høyre for å finne OneDrive i oversikten.

Velg filplasseringen for hvor du vil lagre filene (4).

Hvilke apper må du eksportere/sikkerhetskopiere innhold fra?

BookCreator

Kidspiration

iThoughts

SketchesSchool

Tegnebrett

PuppetPals

iStopmotion

Hokusai

iMovie

GarageBand

Clips

Kamerarullen

NB! Lista er ikke uttømmende og andre apper kan ha innhold som også må eksporteres. Lurt å gå igjennom alle appene som har vært i bruk.

Hvordan nullstiller og sletter jeg læringsbrett?

Dette er en kort veileder som viser deg steg-for-steg hvordan du nullstiller og sletter et læringsbrett. Denne veilederen viser skjermbilder fra en iPad med iOS.

Trykk på ikonet for "Instillinger", som vist på bildet over.

På venstre side finner du en liste med kategorier. Velg "Generelt" (1). Nederst på innholdet som vises til høyre finner du valget "Overfør eller nullstil iPad" (2). Trykk på dette valget.

Trykk deretter på "Slett alt innhold og alle innstillinger" (3).

Du må til slutt bekrefte at du ønsker å nullstille og slette innholdet (4). Husk at dette sletter alt som er på enheten. Vurder alltid om det er innhold på enheten du vil ta vare på før du gjennomfører dette!.

Hvordan setter jeg opp ett læringsbrett etter nullstilling?

Du vil først bli bedt om å velge språk og region. Velg "Norsk bokmål" og "Norge". Deretter starter selve oppsettet av iPaden.

Du må nå velge "Konfigurer manuelt".

Du vil få listet opp noen valg relatert til språk. Trykk "Fortsett".

Du skal nå velge et Wi-Fi-nettverk. Velg nettverket som heter "HedmarkIKT", og logg på med elevens brukernavn og passord.
NB: Når oppsettet av iPaden er ferdig, vil iPaden automatisk bli koblet opp på det nye nettverket for læringsbrettene.

Du får nå litt informasjon om "Data og personvern". Trykk "Fortsett".

Nå skal du få opp en melding om at iPaden blir administrert av Indigo IKT IKS. Trykk "Registrer iPaden"

Skriv inn elevens e-postadresse. Du kan ikke bruke brukernavnet.

Du blir nå tatt til neste steg i påloggingen.

Fullfør påloggingen ved å skrive inn elevens passord.

iPaden blir nå konfigurert. Dette kan ta litt tid.

Du må nå velge hvordan utseende iPaden skal ha. Velg Lys, Mørk eller Automatisk og trykk deretter "Fortsett".

Har ikke tilgang i dashbordet i Intune for Education

Du ikke har rettigheter til å se express configuration, groups og apps. Microsoft gir oss ikke noen mulighet til å skjule elementer dere ikke har tilgang til dessverre.

NB: Detter gjelder IKT koordinatorer som har tilgang til Intune for Education konsollet.

Kan jeg bruke Tagger?

Nei, den funksjonen finnes dessverre ikke i Intune enda.

Har vi alle apper som tidligere?

De aller fleste apper vil være tilgjengelig som tidligere, men noen appene er trukket tilbake av leverandørene, og er derfor ikke lenger tilgjengelig i App Store. Andre apper er også bestemt fjernet av kommunene.

Du ser en liste over alle apper som fjernes her:
https://www.indigo-ikt.no/wp-content/uploads/2024/06/Fjerneliste.xlsx

Disse appene har blitt trukket tilbake av leverandørene:

Adobe Photoshop Mix - Cut out, combine, create
AV1 Assistant
Blue-Bot Remote
Clarify
English for kids - Preschool
EV3 Programmer
Gangetesteren
GraphoGame (erstattet av ny versjon: GraphoGame: Lær Norsk)
Happy3D
Hey Monster! English for Kids
Hjelpehånda
KF Avvik
Lesemeister
Magnus Trainer - Train Chess
MINDSTORMS EV3 LEGO® Education
Minetegn
Multi-Smart
NAFFENs Bokhule
Ordbøkene
Peppa Pig: Paintbox
Python IDE
På sporet ABC (BM)
Rhythm Cat Lite HD
Smartbok
Snasen
TINE Handel
Toontastic 3D
Water Competence
Zeppelin LÆR BOKSTAVENE

Trykk deretter på "Endre passord" (2).

Skriv inn og bekreft ditt nye passord. Trykk på "Send inn" (3) for å fullføre.

Vil jeg ha tilgang til interne systemer?

Tilgang til interne systemer på nett via iPad, slik som intranett, EQS, Visma Flyt Sikker Sak for Barnehage og Skole osv. vil ikke være tilgjengelig i ny løsning før tidligst desember 2024.